DMC, agência de trade marketing, automatiza e controla todos os seus processos de campo com OfficeTrack

Nas últimas décadas, o trade marketing emergiu como uma ferramenta essencial para empresas que buscam aprofundar seu relacionamento com o varejo e melhorar a experiência do consumidor no ponto de venda. Originalmente focado em fazer com que os produtos fossem exibidos e promovidos da melhor forma nas lojas, ele evoluiu, ao implantar novas tecnologias que passaram a facilitar e a aprimorar ainda mais a busca por resultados. A DMC, agência de trade marketing com mais de 30 anos no mercado, é um bom exemplo das mudanças que as novas tecnologias trouxeram. A necessidade de adaptar-se a evolução que se impôs e a consequente adoção de ferramentas para trazê-la a este novo ambiente digital impactou positivamente o negócio, provando que o segmento pode e, acima de tudo, necessita estar automatizado para apresentar resultados mensuráveis.

Dirce Boer, diretora e uma das sócias da DMC, conta que a virada tecnológica da agência aconteceu com a implantação do OfficeTrack na empresa, um sistema de gestão de serviços de campo que atende perfeitamente às necessidades do negócio. “Sempre inovamos. Fomos a primeira agência no setor de autopeças a contratar mulheres para a função de promotora, ao mesmo tempo em que mudamos a mentalidade que havia de distribuir brindes caros só para o cliente experimentar o produto, sem uma contrapartida de compra. A decisão de automatizar ao máximo o negócio foi outra mudança essencial para nosso crescimento e consolidação”, afirmou.

A diretora explica que foram várias as dificuldades e alguns anos até encontrar o sistema certo. A empresa, inclusive, pela falta de opções, contratou um desenvolvedor para criar um aplicativo do zero, mas a experiência não foi boa, além do alto custo envolvido. “Existia uma falsa premissa de que nosso negócio era um segmento muito difícil de controlar e mensurar, justamente pelas operações de campo. Foi então que conhecemos o OfficeTrack, através da consultoria da 3CON. Essa transição para o digital resultou em um aumento de produtividade, com uma redução bastante expressiva no tempo necessário para gerar e analisar os relatórios, chegando, em alguns casos, a ser de um mês e meio para apenas 10 minutos”, comemorou ela.

Quando os olhos não veem, o business se ressente

O core business do trade está justamente na capacitação e envio de promotores para interagir com o varejo em prol dos produtos que, geralmente, estão nas prateleiras ao lado dos concorrentes. Essa atividade, que pode parecer simples, envolve uma série de variáveis, incluindo a precisão na coleta de dados e a certeza de que cada colaborador está onde deveria e realizando suas atividades de campo com excelência.

Antes da automatização, a gestão de promotores e o acompanhamento de suas atividades eram tarefas complicadas. A coleta de dados e aferição de produtividade eram feitas de forma manual. Promotores em diversos estados preenchiam formulários em papel, que eram enviados pelo correio para a sede da DMC. Esses documentos frequentemente chegavam danificados ou ilegíveis, o que resultava em retrabalho e comunicação inadequada. Depois, foi a vez das planilhas enviadas por e-mail, mas ainda não era a solução ideal e mais inteligente.

Com a implementação do OfficeTrack, a DMC alcançou uma enorme eficiência. Os promotores passaram a utilizar dispositivos modernos, como smartphones, que agregam todas as ferramentas necessárias – de formulários a câmeras fotográficas – em um único dispositivo portátil. As informações, que antes levavam semanas para serem processadas, agora podem ser coletadas, digitadas e analisadas em questão de minutos.

Atualmente, a DMC usa o OfficeTrack diariamente, entregando relatórios completos, diários e/ou semanais, para seus clientes em períodos muito mais curtos. Essa mudança não só revolucionou a produtividade interna, mas também destacou a DMC como uma empresa inovadora, oferecendo tecnologia de ponta como um diferencial competitivo para seus clientes.

“O sistema nos permite acompanhar minunciosamente o desempenho dos promotores, avaliando a qualidade das visitas realizadas, informações coletadas e, até mesmo, o roteiro percorrido. Esse acompanhamento detalhado tem dado um novo foco à estratégia de visitas, permitindo identificar regiões mais carentes do trabalho do promotor e ajustar as estratégias conforme necessário para obter um equilíbrio nas operações”, descreveu a diretora.

De acordo com Dirce, com o uso do OfficeTrack, também conseguiram quantificar o crescimento proporcionado por cada campanha, pois, desde o histórico de vendas, metas e o resultado realizado em cada varejo ou distribuidor, é inserido no OfficeTrack, e os resultados são apresentados, aos clientes, já analisados e com o crescimento real que cada campanha obteve, comprovando o impacto positivo das operações, através desse sistema.

Desafios superados

Inicialmente, houve resistência por parte da equipe, especialmente daqueles que estavam acostumados com processos tradicionais, como o uso de papel e telefone. No entanto, após um período de adaptação, muitos se tornaram defensores do sistema ao perceberem os benefícios de eficiência e praticidade que ele traz. Hoje, são mais de 100 usuários online diários do OfficeTrack.

Para garantir o uso do sistema de forma segura e eficaz, a DMC contou com a consultoria da 3CON para a instalação de apps nos celulares dos promotores com a finalidade de limitar e até impedir o download de aplicativos ou alterações na configuração dos aparelhos, o que pode comprometer a performance dos equipamentos, como baixar jogos, por exemplo. Tal controle ajuda a prevenir problemas como a falta de memória, a bateria descarregar rapidamente ou o mesmo o mau uso do celular.

Além disso, a integração do OfficeTrack com ferramentas de análise de dados, como o Power BI, permitiu que a DMC não apenas coletasse, mas também transformasse dados em gráficos e dashboards intuitivos para os clientes. Essa capacidade de gerar relatórios condensados e detalhados possibilitou a tomada de decisões de forma mais rápida, bem como o desenvolvimento de novas estratégias de marketing junto aos clientes. “A tecnologia se tornou uma aliada crucial para medir o impacto das campanhas, monitorar entregas de materiais promocionais e melhorar a gestão dos recursos humanos de forma geral”, completou Dirce.

No panorama atual, a DMC é capaz de lançar campanhas, ajustar estratégias em tempo real, e proporcionar aos clientes acesso imediatista a dados relevantes, não importando onde estejam. Essa transformação tecnológica não apenas otimizou os processos internos da agência, mas também revolucionou o modo como os clientes interagem e utilizam dados para extrair valor real em seus próprios negócios, assegurando assim um ciclo virtuoso de melhoria contínua e inovação.

“A integração da tecnologia redefiniu o sucesso no trade marketing, destacando sua importância como uma ponte crítica entre o marketing e as vendas em um mundo cada vez mais orientado por dados. A DMC é uma referência desse mercado pela maturidade tecnológica que alcançou e evolução constante”, avaliou Genivaldo Araújo, CEO da 3CON Consultoria.

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