A ajuda para gerir as equipes externas chegou em 2019, quando a VL fechou uma parceria com a ADT, empresa líder em segurança eletrônica e que pertence ao grupo Johnson Controls, presente em mais de 150 países. Com essa aliança, veio a orientação para a adoção de um aplicativo mobile de Field Service Management, ou Gerenciamento de Serviços de Campo, chamado OfficeTrack. O aplicativo, que utiliza tecnologia israelense de última geração, controla as equipes que trabalham externamente, além das frotas de veículos, e conta com recursos como rastreamento, relatório, roteirização, entre outros.

“Quando eu ouvi falar desse aplicativo imaginei que seria difícil utilização e confesso que estava resistente à mudança, mas com a insistência do meu sócio decidi conhecer a ferramenta e me surpreendi com a facilidade e com os recursos. O treinamento foi feito por vídeo-chamada e percebi como era amigável. Passei para os agentes, que também não conheciam, mas praticamente saíram usando. Essa automação elevou a qualidade e assertividade dos nossos relatórios, nos ajudou a economizar, a controlar melhor o que acontecia na rua e nos ajudou até na auditoria”, relatou.

Virginia explica que quando os agentes de campo chegam ao local da ocorrência têm que tirar as fotos e fazer um breve descritivo em caso de ocorrências, como roubo, furtos ou qualquer atividade suspeita. “Com a entrada do OfficeTrack na operação tudo ficou mais fácil e automático. O app permite a criação de formulários pré-formatados com preenchimento automático de algumas informações do agente e do cliente. Bastam alguns cliques, além das fotos, e o OfficeTrack gera um relatório em PDF que vai diretamente para a VL e para a empresa de monitoramento”, descreveu.

Uma das grandes vantagens para a diretora da VL é que, diferentemente de outros aplicativos, o OfficeTrack não ocupa memória do celular. “Algumas outras empresas de monitoramento que atendemos, usam o WhatsApp para transmissão das fotos das ocorrências. Com isso, não tem memória de celular que chegue, pois não podemos apagar as fotos até se certificar de que aquele atendimento foi 100% resolvido e não deixou dúvidas. Isso significa armazenar por, no mínimo, 1 mês. Algumas noites fazemos dezenas de inspeções e é fácil estourar a memória do smartphone ou a cota de armazenamento na nuvem. Já com o OfficeTrack isso não acontece. O relatório é encaminhado para o email dos responsáveis e as fotos não ficam no celular do agente. Isso nos ajuda a economizar. Antigamente tinha que investir em mais memória ou trocar de aparelho. Vai fazer um ano que estamos usando o app e não precisamos trocar a memória e nem investir em celulares sofisticados”, detalhou.

Outra vantagem que a diretora aponta é a organização. O app separa os relatórios por região e por agente, o que ajuda na localização das informações. Isso pode parecer banal, mas não para quem atende a milhares de chamadas por mês e em 04 regiões do país.